تعیین اعتبار برای هر مشتری :
مهمترین و اصلی‌ترین وظیفه یک شرکت پخش تعیین اعتبار برای مشتریان خود است. چرا که اینکار باعث ایجاد یک نظم و انضباط و آرامش در شرکت میگردد. عواملی همچون مالک یا مستاجر بودن مشتری، گردش حساب بانکی، میزان ریالی و حجمی خرید، وجود یا عدم وجود پروانه کسب، بومی بودن یا نبودن مشتری، میزان خرید و وضعیت همکاری با شرکت‌های پخش دیگر، نظرات همسایگان و … میتواند در تعیین میزان اعتبار مشتری کمک کند البته با آغاز همکاری و به مرور زمان این اعتبار میتواند تغییر یابد. در این گونه موارد شاخصه‌های دیگری همچون چک برگشتی و … میتواند تاثیرگذار باشد. باید توجه کرد یک چک برگشتی معمولاً پس از ده روز از برگشت، مشکوک الوصول می‌شود و بیشترین توجه و تمرکز روی وصول چک برگشتی بایستی ظرف ده روز اول از تاریخ برگشت شدن آن باشد. نرم‌افزار تخصصی پخش مویرگی رایمند میتواند روی همه پارامترهای اعتبار مشتری چندین سطح دسترسی و فیلتر گذاشته و سرپرست یا مدیر را در کنترل میزان فروش به هر مشتری شرکت همیاری نماید.
بررسی وضعیت مالی و اعتباری مشتری قبل از ارسال:
چه درمقام فروشنده چه به عنوان سرپرست فروش و چه در مقام مدیر مرکز پخش و توزیع آخرین وضعیت بدهی هر مشتری را قبل از فروش جدید به وی کنترل کنید. به ویژه وضع چکهای در راه مشتریان را مورد توجه خاص قرار دهید. چه بسا یک هماهنگی ساده با واحد حسابداری و مالی مرکز توزیع یا بانک عاملتان و کسب اطلاع از وضعیت آخرین چک تحویلی مشتری، شما را از مخاطرات فروش جدید به مشتریانی که هنوز چک و حساب قبلی اشان تسویه نشده آگاه نماید. گزارشات و فیلترهای فراوان در نرم افزار رایمند اعم از تعداد و میزان چک برگشتی، تعداد و میزان فاکتورهای باز، میزان مرجوعی های قبلی و هزاران گزارش کنترلی دیگر میتواند در تعیین اعتبار و کنترل اعتباری مشتری قبل از ارسال به شما کمک شایان نماید.
توجه در تحویل کالا به مشتری:
توجه کنید که در اغلب موارد کالایی را که به مشتری تحویل داده‌اید در واقع فروخته‌اید. پس کالای تحویلی امانی محسوب نمی‌شود و بدون رضایت مشتری یا حکم مرجع قضایی نمی‌توانید آن را از فروشگاه او خارج کنید. با این توصیف در فروش‌های غیرنقدی هرگز به امید مرجوع نمودن کالا از مشتری نباشید. به فروش‌های غیر نقدی توجه ویژه همیشگی داشته باشید.
توجه جدی به آموزش ضمن خدمت:
هیچگاه به اینکه پرسنل مرکز پخش شما همه موارد تخصصی مسئولیت خود را دانسته و رعایت می‌کنند اکتفا نکنید. بیاد داشته باشید عوامل مرکز پخش از فروشنده گرفته تا پرسنل اداری و موزع و راننده و حتی انبارداران نیاز به آموزش‌های ضمن خدمت جهت افزایش عملکرد و مهارتهای تخصصی خود می‌باشند. در این راه سازمان فنی و حرفه‌ای مرکز استان میتواند دوره‌های مورد نظر را بصورت رایگان در محل اداره و یا با صرف اندک هزینه در محل شرکت شما برگزار نمایند.
هماهنگی بین حسابداری فروش با واحد توزیع :
حسابداری مرکز فروش و توزیع را همگام و هماهنگ با فروش نمائید. حداقل به صورت هفتگی در یک روند همیشگی وضع حساب مشتریان و فروشنده را رسیدگی کنید. این توصیه را حتماً بکار گیرید و در کوتاه مدت بهبود عملکرد فروشندگان و کاهش فروش‌های ناموفق را شاهد باشید. ثمرات رعایت این توصیه در دراز مدت بیشتر هویدا خواهد شد و تمایز عملکرد شما را با دیگر همکارانتان به خوبی نشان خواهد داد.
همواره به فروش‌های بالاتر از میانگین مجموعه خود حساس باشید و به عنوان سرپرست فروش و مدیر مرکز توزیع شخصا به وضعیت اعتباری مشتریان و عملکرد فروشندگان این دسته از فروش‌ها توجه بفرمائید. این مبلغ میتواند در شرکت‌های مختلف عدد متفاوتی باشد. نرم افزار پخش مویرگی رایمند میتواند با فیلتر کردن مبالغ مختلف در سطوح مشتری، ویزیتور، سرپرست و مدیر کمک نماید تا افراد با سطح دسترسی متفاوت مجبور به اخذ تائیدیه از مقام بالاتر شوند.
تشکیل منظم کمیته وصول :
به عنوان مدیر مرکز توزیع و سرپرست فروش، کمیته وصول مطالبات را به صورت منظم و با حضور فروشندگان و سرپرست فروش برگزار و با بررسی تک تک موارد برای وصول مطالبات راهکارهای عینی و موردی ارائه و بر اجرای آن نظارت فرمائید. بهتر است قبل از تشکیل کمیته، لیست بدهکاران را تهیه نمائید. این کمیته بسته به اندازه شرکت و تعداد مشتریان میتواند هر هفته یا هر 15 روز یکبار تشکیل گردد.
تبادل اطلاعات با شرکت‌های همکار:
بازار مواد‌غذایی برخلاف انتظار بازار کوچکی است و عملکرد مشتریان به‌سرعت قابل تبادل بین شرکت‌های پخش و همکار می‌باشد. تعامل با سرپرستان فروش و فروشندگان سایر شرکت‌های پخش برای کسب اطلاع از مشتریان بدحساب را در نظر داشته باشید. حتماً یک مشتری هست که شما او را به عنوان مشتری بد حساب می‌شناسید و هر فروشنده و هر شرکت‌پخش، تعدادی از این مشتریان را سراغ دارند. پس در تعامل با سرپرستان فروش دیگر شرکت‌های پخش می توانید آنها را شناسایی و با قراردادنشان در لیست سیاه آنها را بایکوت کنید.
دقت در فروش به دارندگان چک در راهی :
یکی از نکات و چالش‌های بسیار مهم وضعیت چک دریافتی از مشتریان است. در اکثر شرکت‌های پخش ویزیتورها اصرار دارند که با دریافت چک رسمی از مشتری، عملا تسویه حساب انجام شده و اعتبار مشتری می‌بایست باز گردد. در صورتیکه از نظر استاندارد حسابداری این چک به قسمت اسناد دریافتنی منتقل شده و تا زمان وصول، تسویه شده محسوب میگردد لذا لازم است نظارت بیشتری به اینگونه چک‌ها داشته باشید. نرم افزار تخصصی پخش مویرگی رایمند میتواند برای یک مشتری 2 نوع اعتبار تعریف نماید یکی با احتساب چک در راه و دیگری فقط حساب‌های باز و به اصطلاح معوق. لازم است ضوابط و مقررات دقیقی برای نظارت بر ادامه کار با این مشتریان تعریف و تعیین گردد.
فقط چکهای رسمی :
یکی از مشکلات شرکت‌های پخش کوچک و تازه کار دریافت حوالجات موسسات مالی بجای چک از مشتریان می‌باشد. در ابتدا فروشنده این حوالجات فاقد ارزش را بجای چک به شرکت تحویل داده و انتظار دارد اعتبار مشتری شارژ شده و بتواند مجددا به او بار بدهد. از دریافت حواله‌های موسسات مالی و اعتباری و تعاونی‌های اعتبار و صندوق‌های قرض‌الحسنه خودداری کنید. این حواله‌ها ارزش و فواید چک موضوع قانون صدور چک را ندارند.
ویژگی‌های یک چک سالم :
صدور چک شخصیت و دور نمای رفتار یک مشتری را از چگونگی صدور چک بوسیله او نشان می‌دهد. رفتارهایی که اغلب از پرداخت نشدن وجه چک خبر می دهند قابل درک و شناسایی هستند و لازم است مدیر یا سرپرست به دقت و صراحت به عوامل فروش و وصول خود اعم از فروشنده، مامور وصول، موزع و حتی پرسنل حسابداری آموزش دهد تا هنگام دریافت چک آنها را مد نظر داشته باشند. در زیر به بخشی از آنها اشاره می کنیم:
- صدور چک از حساب مسدود که یک رفتار کاملاً مغرضانه و غیر قابل اغماض است. مشتریانی که چنین عملی مرتکب شده اند را به تمام شرکت‌های پخش معرفی و از فهرست مشتریان اعتباری خارج و با آنها فقط به صورت فروش نقدی کار کنید. لازم بذکر است با تغییرات مثبتی که توسط بانک مرکزی صورت گرفته در چکهای موسوم به چک صیاد میتوان براحتی از چک استعلام گرفت و وضعیت حساب صاحب حساب را مشخص کرد.
- صدور چک با امضاء مغایر، این مشکل که در گذشته موجب می‌شد بسیاری از چک‌ها در سررسید خود پاس نشده و شرکت پخش را که روی آن حساب کرده بودند را دچار مشکل نماید. ابزارهای همراه نرم‌افزار رایمند با اسکن امضای صاحب چک میتواند در دوری از این مشکل کمک حال صاحبین باشند.
- صدور چک با دو مبلغ مغایر. اختلاف در مبالغ عددی و حروفی باعث عدم امکان وصول چک شده و لازم است هنگام دریافت توسط گیرنده بدقت کنترل شوند.
- صدور چک با مهر امضاء به جای امضاء اصل. پس از اولین نوبتی که چنین اقدامی انجام دادند بخواهید که چک را در مقابل شما صادر و امضاء کنند. ابزارهای همراه رایمند با قابلیت اسکن امضا میتواند مثمر ثمر باشند.
- صدور و تحویل چک از حساب یک خانم بوسیله یک مشتری مرد به ظن بسیار قوی حاکی از احتمال وقوع یک فروش ناموفق و از دست دادن کالا است. هرچند می تواند در موارد نادر ، علل موجهی نیز داشته باشد. محدود کردن فروش به این مشتریان به صورت نقدی، امضاء ظهر چک بوسیله مشتری اصلی، محدود کردن سقف اعتباری این مشتریان و قرار دادن نام آنها در فهرست مشتریان پر خطر را توصیه می کنیم.
- تحویل چک از حساب دیگران می تواند نشانه عدم امکان اخذ دسته چک یا سوء سابقه در این زمینه است. منتظر خطرات و زیان‌های فروش به این مشتریان باشید و مبلغی را جهت جبران خسارت فروش به این مشتریان پس‌‌انداز فرمائید.
- صدور و تحویل چک مخدوش که غالباً با هدف تاخیر در پرداخت و در مواردی عدم پرداخت صادر می شود. شاید هم این مشتری از فروشنده یا شرکت شما ناراضی و ناراحت باشد. به هر حال علت صدور چک مخدوش را از او جویا شوید و از آن به بعد ضمن عدم دریافت چک مخدوش از چنین مشتری، مراقبت بیشتری در فروش به او داشته باشید.
- چک متفرقه ( خرج شده): یکی از اتفاقات رایج در بازار ایران، دادن چکهای خرج شده یا به اصطلاح چک متفرقه توسط مشتریان می‌باشد . یک‌دسته از مشتریان بخصوص بنکداران و عمده فروشان در بسیاری از مواقع بخاطر راحتی خود در واگذاری یا کاهش هزینه وصول، بجای چک شخصی، چک مشتریان خود را برای تسویه می‌دهند. در اینجا چند نکته مهم حائز اهمیت است. یکی اینکه مشتری حتما باید پشت چک را با دستخط و ذکر نام خود، 2 امضا نماید. ضمنا کلیه عملیات تعیین وضعیت چک همچون استعلام، بانک رسمی بودن، مخدوش نبودن ، صیاد بودن و … می‌بایست برای اینگونه چک‌ها انجام گردد. نرم‌افزار رایمند این امکان را دارد تا چک خرج شده را در اعتبار مشتری تا زمان تسویه نگه‌دارد.
